Todas as reuniões, profissionais (empresas, escolas) ou não (condomínios, clubes) precisam ter uma ata, ao final. As atas são textos muito importantes, para que se frise o que foi debatido, os problemas e resoluções identificados, e os membros participantes.
Assim, escrever uma ata é uma das funções de maior importância, em uma reunião deliberativa.
Porém, escrever ela não é algo simples. Mesmo pessoas, que fazem cursos como Administração ou Secretariado, saem da faculdade sem saber como produzir uma ata e, quando encontram empregos que exigem esse tipo de redação, se perdem.
Isso porque, apesar de em uma ata ser necessário escrever o que aconteceu na reunião, não é necessário que se escreva tudo, enquanto para alguns temas, é preciso que a escrita seja de certa forma.
Como assim? Quais são as formas de se escrever uma ata? O que é preciso se considerar? Que palavras podem (ou não) ser usadas?
Para entender como se faz uma ata, leia nosso artigo, e não se atrapalhe mais.
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1. Cabeçalho
Uma ata precisa de um cabeçalho com indicações sobre a instituição da reunião, a cidade, a data, e demais informações que porventura sejam importantes, para classificar aquele papel enquanto um documento.
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São Paulo/SP, 22 de agosto de 2023 – Ferreira & Alves, Contabilidade
Ata da reunião do Setor de Gerencias de Contas
2. Membros da reunião
Normalmente, a segunda informação de uma ata é nome dos componentes da reunião. O nome deles vem antes, porque a ata, essencialmente, não é apenas um relatório, mas uma tentativa de reconstruir a reunião, para quem não esteve presente.
Logo, é preciso citar os participantes antes do início do relato, para que os leitores da ata entendam como se deram as discussões.
3. O corpo do texto: tópicos ou parágrafos?
Atas podem ter alguns formatos. O mais comum, em reuniões deliberativas, é que os temas apareçam em tópicos. Em reuniões eventuais, é mais comum (e produtivo) que seja em parágrafos.
Em reuniões ordinárias (isso, previstas em calendário anual) como o caso de reuniões de condomínio, as atas costumam trazer tópicos, pois os assuntos são pontuais e diretos: a reunião tem um motivo específico.
Em reuniões ocasionais (como em empresas, quando surge um problema inesperado), é mais comum que a ata sejam parágrafos, contando sobre as questões levantadas, e as resoluções propostas.
4. A linguagem
A linguagem de uma ata é formal, porque o fim dela é relatar com clareza e objetividade. Logo, é preciso descrever os problemas e soluções de forma direta. Exemplo:
- As finanças do condomínio estão zeradas – ERRADO. Mal-uso de palavras, pois carrega subjetividade demais;
- As finanças do condomínio estão negativadas – CORRETO. Aqui a informação é específica, sem ambiguidade.
5. Temas polêmicos e brigas
Reuniões podem trazer à tona temas polêmicos, ou gerar brigas e ofensas verbais, entre os membros. Nesses casos, é melhor que o relato seja mais sutil, pois essas informações não são relevantes.
Então, prefira usar eufemismos como “o tema gerou desconfortos”.
