Um dos gêneros mais importantes, na escrita administrativa, é o ofício. De forma resumida, ele é o texto que serve para um setor administrativo ou técnico se comunicar com outro, de maneira oficial.
Todos os anos, uma empresa reúne os documentos que ela recebeu ou enviou em uma pasta catalogada (por exemplo: “Contabilidade – 2022”). Esses arquivos servem para a realização de auditorias, e para comporem eventuais processos administrativos ou penais.
Dessa forma, os textos que estão lá precisam estar descritos de maneira uniforme. Esses textos não são e-mails ou cartas – são ofícios.
Assim, um ofício é uma carta administrativa. Por ser um documento oficial, ele tem uma estrutura a ser seguida. Veja qual é ela:
1. Cabeçalho, data e endereçamento
O cabeçalho tem o intuído de identificar a origem do ofício. A origem geográfica, cronológica e setorial. Já o endereçamento é o local para onde o ofício deve ser enviado. Como carta oficial, ele não é simplesmente redigido – mas é redigido para ser lido.
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O endereçado é como quem deve ler.
Por exemplo:
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ENTRAR NOS GRUPOS →São Paulo, 04 de setembro de 2023 – Departamento de Recursos Humanos da empresa Camargo & Souza Advogados Associados.
Ofício 045 de 2023 destinado ao Setor de Processos em Curso
Note que o exemplo aqui colocado ainda traz uma numeração de série (Ofício 045 de 2023). Essa numeração pode ser utilizada, como uma maneira de a empresa catalogar os documentos oficiais produzidos em dado período.
2. Assunto
Um ofício sempre tem um assunto. Não basta que seja uma redação oficial. É preciso que ela seja uma redação sobre algo. O assunto não precisa trazer todas as informações no título – mas é preciso que ele seja.
Seguindo nosso exemplo:
Assunto: Aprovação do requerimento de férias do Advogado Associado Dr. José Luís Souza
3. Corpo do texto
O corpo do texto de um ofício sempre começa com o vocativo dos endereçados. Para tanto, é necessário que o redator se atente aos pronomes de tratamento formais que sejam mais adequados.
Os pronomes de tratamento formal mais básicos são “Senhor”, “Senhora”, abreviados com “Sr.”, “Sra.”. Porém, eles variam conforma a profissão, posição hierárquica e afins.
O uso de pronomes de tratamento é uma convenção que dificilmente será interrompida. Então, basta aceitá-la e usar.
Já o corpo do texto, esse precisa ser formal e impessoal. Ou seja, comunicar de maneira objetiva e direta, sem dar margem à dúvidas, interpretações ambíguas ou passionais, e sem tratar de assuntos para além daqueles resumidos pelo título.
4. Encerramento
O encerramento de um ofício também é formal e impessoal. Os setores administrativos de uma repartição podem ter regras variadas de fechamento, mas se elas não forem explicitadas, limite-se a duas:
- “Respeitosamente”, quando o ofício for para um setor hierarquicamente superior.
- “Atenciosamente”, quando o ofício for para um setor hierarquicamente inferior.
Após o uso dessa palavra, acrescenta-se o nome do redator do ofício, seu setor, e seu contato profissional.
No nosso exemplo:
