Mais de 10 milhões de microempreendedores individuais (MEIs) ainda não enviaram a declaração anual à Receita Federal. O prazo termina no dia 31 de maio e vale para todo MEI com cadastro ativo em qualquer período de 2025.
O documento é uma prestação de contas anual sobre o faturamento do negócio. Mesmo quem não teve nenhuma movimentação ao longo do ano precisa cumprir a exigência, sob risco de enfrentar problemas com o cadastro da empresa.
Confira a seguir quem está obrigado a declarar, qual é a multa para quem perde o prazo e os impactos da omissão sobre o cadastro do microempreendedor.
Quem precisa entregar a declaração até 31 de maio
A entrega do documento alcança um grupo muito maior do que muitos imaginam. A regra não abre exceção para quem teve um ano parado, e essa é uma das maiores fontes de dúvida entre os microempreendedores.
Estão obrigados a entregar a declaração os seguintes casos:
- Todo microempreendedor com cadastro ativo em qualquer período de 2025
- O microempreendedor que não teve nenhum faturamento ao longo do ano
- Quem encerrou a empresa e manteve o cadastro ativo por parte do ano
- O profissional que abriu o negócio em meses específicos do ano passado
Quem não teve receita também precisa cumprir a obrigação, informando o valor zerado. A Receita Federal usa esse dado para confirmar que a empresa segue dentro das regras do regime e tem direito de continuar como microempreendedor.
O que informar e onde fazer o envio
A declaração concentra a informação sobre o quanto a empresa movimentou no ano anterior. O microempreendedor precisa reunir os dados de faturamento de 2025 antes de iniciar o preenchimento do documento.
Os pontos centrais sobre o conteúdo e o envio são:
- A informação da receita bruta total obtida pela empresa durante 2025
- A separação dos valores entre as atividades de comércio e de serviços
- O envio gratuito pelo Portal do Simples Nacional ou pelo aplicativo MEI (disponível no Android e iOS)
- O preenchimento eletrônico, sem a necessidade de comparecer a um posto
Um cuidado importante é não confundir o faturamento com o lucro do negócio. O valor a ser informado corresponde a tudo o que foi vendido ou prestado no ano, sem o desconto das despesas, e não apenas ao que sobrou como ganho.
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O microempreendedor que deixar a data passar não fica livre da obrigação. A declaração ainda pode ser enviada depois do prazo, mas o atraso passa a ter um custo financeiro definido pela Receita Federal.
As regras da multa por atraso funcionam assim:
- A cobrança é de 2% ao mês de atraso sobre o total de tributos declarados
- O valor da multa fica limitado ao teto de 20% do total dos tributos
- A penalidade tem um valor mínimo fixado em R$ 50 para o microempreendedor
- A cobrança é gerada de forma automática no momento do envio em atraso
Existe uma forma de reduzir pela metade o valor cobrado pela Receita Federal. Quando a multa é paga em até 30 dias após a emissão, o desconto de 50% é aplicado, e o valor mínimo cai de R$ 50 para R$ 25 ao microempreendedor.
Os impactos da omissão sobre o CNPJ
A consequência mais séria de não declarar vai muito além do valor da multa. A ausência repetida do documento afeta diretamente a regularidade do cadastro da empresa perante a Receita Federal.
Os principais impactos da omissão sobre o cadastro são:
- A classificação do cadastro da empresa como inapto pela Receita Federal
- O bloqueio da emissão de notas fiscais pela atividade do negócio
- A dificuldade para obter certidões e conseguir acesso a financiamentos
- O risco de problemas no acesso a benefícios previdenciários do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)
A perda da regularidade do cadastro trava o funcionamento do negócio na prática. Sem a possibilidade de emitir notas fiscais, o microempreendedor fica impedido de atender clientes e fechar contratos que exigem o documento fiscal.
A irregularidade do cadastro pode atrapalhar a contagem do tempo de contribuição e o acesso a benefícios como o auxílio por incapacidade e a aposentadoria.
Cuidado com o Imposto de Renda
Um ponto de atenção é que essa declaração não substitui o Imposto de Renda da pessoa física. As duas obrigações são distintas, e o microempreendedor que se enquadra nas regras do Imposto de Renda precisa entregar também a declaração da pessoa física, com prazo próprio.
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